Setki faktur za energię.
System odczytuje faktury energetyczne, wykrywa opłaty, których nikt nie zauważa, i przekazuje dokumenty do osób odpowiedzialnych za poszczególne obiekty. Wdrażany w infrastrukturze urzędu — dane nie opuszczają Państwa serwerów.
- Odczyt faktury w kilkanaście sekund — punkt poboru, taryfa, zużycie i każdy składnik ceny osobno
- Wykrywanie opłat za energię bierną, które w oświetleniu ulicznym potrafią sięgać kilkudziesięciu procent rachunku
- Uzgodnienie z Krajowym Systemem e-Faktur — obowiązek dla JST już obowiązuje
Rozwiązanie powstałe z projektu badawczego NCBR INFOSTRATEG · Wdrożenie on-premise · Zgodność z RODO
Obowiązek odbierania faktur przez KSeF objął jednostki samorządu terytorialnego 1 lutego 2026 roku, a wystawiania — 1 kwietnia 2026 roku. Uzgodnienie kilkuset dokumentów miesięcznie z rejestrem państwowym bez narzędzia jest pracą ręczną bez końca.
Zobacz, jak działa uzgadnianie →Przykładowa gmina — skala miesięczna
Wartości przykładowe dla jednostki obsługującej około stu pięćdziesięciu punktów poboru: budynki urzędu, szkoły, przedszkola, świetlice, przepompownie i oświetlenie uliczne. Zrzuty ekranu w dalszej części pochodzą ze środowiska demonstracyjnego, a widoczne w nich dane zostały zanonimizowane.
Opłata, której nie widać w podsumowaniu faktury
Opłata za energię bierną nie jest karą za zużycie prądu. Powstaje, gdy instalacja pobiera lub oddaje moc bierną poza zakresem umowy — a to zdarza się szczególnie w oświetleniu ulicznym po modernizacji na LED. Na fakturze jest jedną pozycją wśród kilkunastu innych.
Przy takim rozrzucie nie da się stwierdzić, które obiekty generują stratę, oglądając faktury pojedynczo.
Co robi z tym system
Rozbija każdą fakturę na składniki, porównuje je między obiektami i okresami, i generuje alert dla punktu poboru, który odstaje od reszty. Zamiast czytać kilkaset dokumentów, dostają Państwo listę obiektów do sprawdzenia.
Udział opłaty za moc bierną w kosztach energii
Dane z ankiety wśród gmin, przytoczone w dyskusji o oświetleniu ulicznym
Źródło: Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych oraz dane gminy Żywiec dla około 130 liczników, przytoczone w artykule „Oświetlenie uliczne w gminach a opłata za energię bierną”, prawo.pl, 27 kwietnia 2023 r. Udział 18% dotyczy rozliczenia usługi dystrybucji ogółem w województwie śląskim.
Ten obszar jest kontrolowany
Najwyższa Izba Kontroli badała wydatki gmin na oświetlenie przestrzeni publicznej. Kontrola wykazała, że obciążenie gminnych budżetów z tego tytułu mogło być mniejsze nawet o dwanaście procent, a objęte nią jednostki poniosły łącznie straty przekraczające 2,2 miliona złotych.
Źródło: Najwyższa Izba Kontroli, wyniki kontroli dotyczącej oświetlenia przestrzeni publicznej.
- Pełny rejestr operacji — kto, kiedy i na jakim dokumencie
- Historia rozliczeń każdego punktu poboru w jednym miejscu
- Eksport zestawień do arkusza na potrzeby kontroli i sprawozdań
Trzy koszty, których nie widać w zestawieniu zbiorczym
Faktura za energię trafia do urzędu jako jedna liczba na dole strony. Wszystko, co prowadzi do tej liczby, pozostaje niewidoczne.
Czas
Ręczne przepisanie jednej faktury do arkusza zajmuje kilkanaście minut. Przy stu pięćdziesięciu punktach poboru to kilkadziesiąt godzin miesięcznie — co miesiąc, bez wartości dodanej.
Ukryte naliczenia
Opłata za energię bierną, przekroczenia mocy umownej i niedopasowana taryfa figurują jako pojedyncze pozycje wśród kilkuset innych. Przy ręcznej obsłudze pozostają niezauważone przez lata.
Rozproszenie odpowiedzialności
Faktura dotyczy konkretnego budynku, ale trafia do sekretariatu. Ustalenie, kto ma ją zweryfikować i opisać, wydłuża obieg dokumentu o kilka dni.
Jedna kwota na dole, kilkanaście pozycji powyżej
System rozkłada każdą fakturę na składniki i pokazuje, ile realnie kosztuje sama energia, a ile jej dostarczenie i opłaty systemowe. Proporcje są przykładowe — na Państwa fakturach system policzy je z rzeczywistych danych.
Dopiero rozbicie na pozycje pokazuje, że obniżenie rachunku nie zawsze oznacza oszczędzanie prądu.
Ten sam komplet faktur, dwa sposoby obsługi
Cztery kroki od wpływu dokumentu do rozliczenia
Wpływ dokumentu
Faktura trafia do systemu ze skrzynki pocztowej, z rejestru KSeF albo przez przesłanie pliku.
Odczyt danych
System wyodrębnia punkt poboru, taryfę, okres, zużycie i wszystkie składniki ceny — osobno, nie jako jedną kwotę.
Weryfikacja
Porównanie z historią, progami i rejestrem KSeF. Rozbieżności i przekroczenia generują alert.
Dekretacja
Dokument trafia do osoby odpowiedzialnej za dany obiekt, z potwierdzeniem doręczenia i wpisem w rejestrze.
Co system robi z Państwa fakturami
Zrzuty pochodzą z działającego systemu, ze środowiska demonstracyjnego. Dane w nich zanonimizowano — nazwę jednostki, adresy, numery punktów poboru oraz identyfikator podatkowy nabywcy zastąpiono wartościami przykładowymi.
Wszystkie faktury energetyczne w jednym panelu
Zużycie, koszty i liczba punktów poboru dla całej jednostki. Filtrowanie po okresie, dostawcy, numerze PPE i numerze faktury.
Jedna faktura zbiorcza rozdzielona na rozliczenia cząstkowe
Operatorzy wystawiają dla większych odbiorców jedną fakturę obejmującą kilkaset punktów poboru. System rozdziela ją automatycznie — po jednym rozliczeniu na każdy punkt.
Dokumenty trafiają do osób odpowiedzialnych
Każdy punkt poboru ma przypisaną osobę odpowiedzialną. Po przetworzeniu faktura zostaje przekazana właściwemu pracownikowi wraz z potwierdzeniem doręczenia.
Uzgodnienie z Krajowym Systemem e-Faktur
Każda faktura PDF zostaje sparowana z odpowiednikiem w rejestrze KSeF. System oznacza status: zgodna, rozbieżność kwot albo brak dokumentu w rejestrze.
Ukryte naliczenia wykrywane automatycznie
Opłata za energię bierną, przekroczenia mocy umownej, anomalie cenowe i zmiany taryf generują alert z podaniem lokalizacji, wartości i przekroczonego progu. Progi konfiguruje jednostka.
Rekomendacje z wyliczoną korzyścią roczną
System analizuje wzorce zużycia i wskazuje konkretne działania: kompensację mocy biernej, dostosowanie mocy umownej, renegocjację ceny. Każda rekomendacja ma wyliczoną korzyść i poziom pewności.
Rejestr punktów poboru z mapą
Pełne parametry każdego przyłącza — taryfa, moc umowna, operator sieci, zużycie. Widok mapy pokazuje wszystkie obiekty jednostki geograficznie.
Ile czasu odzyskuje jednostka
Kalkulator liczy wyłącznie czas pracy przy wprowadzaniu faktur. Nie uwzględnia oszczędności z wykrytych naliczeń, bo ich wysokość zależy od stanu instalacji i jest różna w każdej jednostce.
Założenie: po wdrożeniu weryfikacja jednej faktury zajmuje około 2 minut. Wartości domyślne są orientacyjne — przed użyciem w ofercie prosimy je potwierdzić na danych Państwa jednostki.
Decyzja o odłożeniu też ma swoją cenę
Każdy miesiąc bez narzędzia to kolejny komplet faktur wprowadzonych ręcznie i kolejny okres, w którym nikt nie sprawdził, czy na rozliczeniach nie ma nadpłat. Poniżej narastająca liczba godzin pracy dla jednostki obsługującej dwieście faktur miesięcznie.
Godziny pracy przy wprowadzaniu ręcznym — narastająco
Przy założeniu trzynastu minut oszczędności na fakturze. Te same założenia co w kalkulatorze powyżej.
Nadpłaty biegną dalej
Opłata za energię bierną naliczana jest w każdym okresie rozliczeniowym. Wykrycie jej w listopadzie nie cofa tego, co naliczono od stycznia.
Rok budżetowy się zamyka
Wnioski z analizy rozliczeń mają wartość, gdy trafią do planu na kolejny rok. Po uchwaleniu budżetu pole manewru jest mniejsze.
Obowiązek KSeF już trwa
Uzgodnienie dokumentów z rejestrem jest wymagane niezależnie od tego, czy jednostka ma do tego narzędzie.
Dla urzędu to warunek wstępny, nie dodatek
Wdrożenie on-premise
System działa na serwerach jednostki. Dane faktur, odczytów i lokalizacji nie są przekazywane podmiotom zewnętrznym.
Zgodność z RODO
Izolacja danych między organizacjami, rejestr operacji, uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
Gotowość na KSeF
Uzgodnienie z rejestrem państwowym od pierwszego dnia działania systemu.
Rejestr audytowy
Każda operacja zapisana wraz z użytkownikiem, datą i rekordem, którego dotyczy.
Brak uzależnienia od dostawcy
Kod źródłowy objęty umową, baza w standardzie PostgreSQL, eksport danych w dowolnym momencie.
Projekt badawczy NCBR
Rozwiązanie powstałe na bazie prac z programu INFOSTRATEG Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
Co pytają najczęściej
Gdzie przechowywane są dane?
W infrastrukturze jednostki. System jest wdrażany na Państwa serwerach; dane faktur, odczytów i lokalizacji nie są przekazywane podmiotom zewnętrznym.
Czy rozwiązanie obsługuje faktury naszego dostawcy?
Obsługiwane są formaty głównych operatorów systemu dystrybucyjnego działających w Polsce. Nowe formaty wdrażamy na zgłoszenie. Uzgodnienie z KSeF działa niezależnie od dostawcy, ponieważ format w rejestrze jest ujednolicony.
Ile trwa wdrożenie?
Wdrożenie pilotażowe obejmuje 30 dni i jedną jednostkę organizacyjną. W tym czasie: konfiguracja skrzynki pocztowej, migracja ewidencji punktów poboru i szkolenie pracowników.
Kto obsługuje system po stronie urzędu?
Bieżąca obsługa nie wymaga wsparcia informatycznego — system działa w przeglądarce. Udział działu IT ogranicza się do konfiguracji początkowej i aktualizacji.
Co w przypadku zakończenia działalności przez dostawcę?
Kod źródłowy objęty jest umową. Baza danych działa w standardzie PostgreSQL, a dane podlegają eksportowi w dowolnym momencie.
Czy system działa bez dostępu do internetu?
Sam system działa lokalnie. Dostępu do sieci wymagają pobieranie faktur z rejestru KSeF, wysyłka wiadomości przy dekretacji oraz pobieranie danych rynkowych do rekomendacji.
Czy wdrożenie wymaga postępowania przetargowego?
Zależy od wartości zamówienia. Poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych jednostka prowadzi postępowanie według własnego regulaminu, zwykle w formie zapytania ofertowego. Przygotujemy wycenę pod planowany tryb.
Prześlijcie trzy faktury — odeślemy analizę
Zanim zdecydują Państwo o czymkolwiek, warto sprawdzić, czy w ogóle jest co poprawiać. Przyjmujemy trzy dowolne faktury za energię i odsyłamy zestawienie tego, co system w nich znalazł.
Przesyłają Państwo trzy faktury
Dowolne dokumenty PDF za energię elektryczną — najlepiej z różnych obiektów i z różnych okresów.
Przepuszczamy je przez system
Odczyt wszystkich składników ceny, porównanie z danymi rynkowymi, sprawdzenie dopasowania taryfy i mocy umownej.
Odsyłamy zestawienie
W ciągu trzech dni roboczych: rozbicie każdej faktury na pozycje, wskazane nieprawidłowości i szacunek skali w przeliczeniu na wszystkie Państwa obiekty.
Co Państwo otrzymują
- Rozbicie każdej faktury na składniki ceny z udziałem procentowym
- Wskazanie opłat, które nie powinny wystąpić przy danym profilu zużycia
- Ocenę dopasowania taryfy i mocy umownej do rzeczywistego poboru
- Szacunek skali zjawiska po przeniesieniu na pozostałe punkty poboru
Usługa jest bezpłatna i nie zobowiązuje do niczego. Faktury wykorzystujemy wyłącznie do przygotowania zestawienia i usuwamy po jego przekazaniu. Nie przekazujemy ich podmiotom trzecim.
Prześlij faktury do analizy →Zobaczmy to na Państwa fakturach
Spotkanie trwa dwadzieścia minut i może zostać przeprowadzone zdalnie lub w siedzibie urzędu. Na życzenie prezentację przeprowadzamy na przykładowych fakturach Państwa jednostki — wtedy od razu widać, czy w rozliczeniach jest co poprawiać.
- Bez prezentacji handlowej — pokazujemy działający system
- Wdrożenie pilotażowe przez 30 dni na jednej jednostce organizacyjnej
- Wycena przygotowana pod planowany tryb zamówienia
Formularz nie został jeszcze skonfigurowany
Prosimy o kontakt pod adresem [email protected] lub telefonicznie: +48 737 948 826.
Prześlijcie trzy faktury — odeślemy bezpłatną analizę w trzy dni
Sprawdź swoje faktury →